自分の資料は部下に渡しておいていいはずなのに、資料が手元にあまりにも多い大は、部下が信用し切れていないということです。
通常、上司は資料ゼロでいいのです。
それは部下が持っていればすむものです。
仕事のできない上司ほど、手持ちの資料が多くなってしまいがちです。
自分で持たずに、人に持たせる。
中身のわからないモノが、ゴミになる。
私自身は、スタッフにいろんな連絡事項とか資料を渡したりする時、透明のクリアファイルをたくさん買っておいて、それに入れるようにしています。
私は、病院で、それを思いついたのです。
病院で薬をもらう時、先生から薬の処方施と受診カードなどを挟んで渡されたファイルを、薬局の窓口に出します。
それを出すと、名前を呼ばれたり、薬代を払ったりという流れになっているのです。
これはクリップで挟むだけではないのでなくならないし、とてもいいと思ったのです。
いろんなサイズ、いろんな形状のモノがありますが、私は全部Ａ4のクリアファイルにして、秘書室とやりとりをしています。
これは、小さいモノは入れなくていいかというとその逆で、クリアファイルに入れないと、小さいモノのほうが紛れてしまうのです。
このクリアファイルは結構な枚数が必要ですが、行ったり来たりだから、増やす必要はありません。
小さいモノだから、ファイルに入れるほどのものではないと考えるのではなくて、規格を統一してやりとりをします。
内容が1枚だろうが10枚だろうが、1つのクリアファイルには1件。
2件も3件もいっしょに入れるとわからなくなってしまいます。
これが透明ファイルであると、外から見て何であるかがわかります。
捜し物が見つからなくなるのは、見えないところに入ってしまうからです。
見つからないのではなくて、見えなくなっているのです。
透明でない袋に入れてしまうと、中身が何かわかりません。
透明じゃない袋に入れて、いちいちこれは何々と書くのが面倒だったら、透明な袋に入れてしまえば、パッと見てわかります。
1件以上入れてはいけないのは、下に入ってしまったモノは、もう見つからなくなるからです。
外から常に見えていることが大事なのは、冷蔵庫でいえば、余裕があることと同じです。
クローゼットでいえば、よく出し入れするモノがちゃんと見えるところにある状態です。
奥と手前の2段に入れたりして、奥のほうによく使うモノまで入ってしまうと、そこにあるモノが見えなくなってしまうのです。
収納を見せるということは、自分自身に対して見せることにもなるのです。
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